Que vous soyez un importateur chevronné ou novice, il est souvent difficile de savoir quelles sont les normes à suivre lorsque l’on importe de la marchandise d’un pays hors de l’Union Européenne.
Avant de vous lancer dans cette aventure, il faut bien comprendre que l’import / export est un métier à part entière et souvent très administratif. C’est pour ces différentes raisons qu’il est important de comprendre les bases.
Voici les 6 étapes à suivre lorsque vous importez depuis un pays hors zone Européenne.
Etape n°1: demander un numéro EORI
Avant même de pouvoir rentrer dans une opération commerciale, il vous faudra demander un numéro EORI (Economic Operator Registration and Identification) pour votre entreprise.
Le numéro EORI, est un identifiant européen propre à votre entreprise (basé sur votre numéro SIRET) qui vous permettra d’effectuer vos différentes déclarations auprès des autorités douanières.
Pour effectuer une demande de numéro EORI, il vous faudra remplir une demande d’immatriculation spécifique le formulaire Cerfa 13930*01.
Une fois que vous avez obtenu votre numéro d’enregistrement, vous avez maintenant le « droit » d’importer de la marchandise en France.
Etape n°2 : Trouver un fournisseur.
Lorsque vous faites le choix d’importer de la marchandise, la première chose que vous avez dû faire est de trouver un fournisseur répondant à votre besoin. Partons du principe, que vous aviez déjà identifié le pays de provenance de la marchandise ainsi que le fournisseur.
Il y a cependant quelques petites vérifications à faire :
- Vérifier que la marchandise peut être sortie du pays de provenance. Il y a certaines typologies de produit qui ne peuvent pas sortir du pays d’exportation car elles sont protégées.
Exemple : les produits liés au patrimoine national et les produits protégés par des conventions. Les produits concernant la faune et la flore sauvage menacées sont souvent interdits à l’exportation par exemple.
- Vérifier que votre fournisseur a bien toutes les autorisations nécessaires à pouvoir exporter la marchandise. En Asie par exemple votre fournisseur devra vous fournir une licence d’exportation ou bien un numéro d’identification Exportateur. S’il n’en est pas capable c’est qu’il y a sûrement un problème et donc vous devriez vous méfier.
Etape n°3 : Le produit peut-il entrer dans l’Union Européenne et surtout en France.
Il existe plusieurs classes douanières différentes et toutes les marchandises ne sont pas sujettes aux mêmes règles de dédouanement. Il est donc important pour vous de vous renseigner à ce sujet et d’identifier le code douanier et d’identifier le pays d’origine de fabrication de la marchandise. Pour cela vous pouvez demander un certificat d’origine au fournisseur et vérifier qu’il est bien légal d’importer cette marchandise auprès des douanes.
Une fois que vous avez eu accès à ces informations, vous pourrez ainsi vous renseigner sur les droits et taxes appliqués.
Etape n°4 : Organiser le transport de la marchandise.
Maintenant que le fournisseur est trouvé et que vous avez bien vérifié les règles douanières. Il vous faudra organiser le transport de la marchandise. En fonction du pays d’origine, vous importerez votre marchandise par voie maritime, aérienne ou terrestre.
Une fois le mode de transport sélectionné, il vous faudra négocier avec votre fournisseur quel Incoterm utiliser pour l’opération. Les Incoterms définissent les obligations du vendeur et de l’acheteur dans une transaction commerciale : la livraison, l’assurance, le transport, les risques et les documents obligatoires. Il est important de choisir un incoterm qui vous convient à vous mais aussi à votre fournisseur pour partager le risque durant la durée du transport.
Vous trouverez une description complète des Incoterms dans un autre article : les Incoterms Quesako
Etape n°5 : Négocier les conditions d’achats et de paiements
Comme chaque opération commerciale, il y a une part de négociation. Après voir négocier l’Incoterm, il vous faudra négocier les délais d’expéditions, l’emballage et les modalités en cas de marchandises non conformes ou défectueuses ainsi que la liste des documents dont vous aurez besoin pour importer.
Il est important de noter, qu’il y a certains documents que vous devrez avoir : facture, packing list et la Bill of Lading. Vous trouverez cette liste ici : Documents à fournir
Les conditions de paiement sont aussi clés lors d’une importation. Nous recommandons à chaque importateur d’éviter le paiement à la commande. S’il y a un problème ou votre fournisseur est frauduleux, il sera difficile voire impossible de pouvoir recouvrir le paiement une fois parti.
Il y a différentes solutions, que vous pouvez envisager :
- Utiliser la solution de paiement Tulyp. Notre solution vous permet de sécuriser le paiement et de débloquer les fonds au moment où votre fournisseur prouve qu’il a envoyé la marchandise.
- Faire un compromis : versement d’un acompte et le paiement du solde à la réception.
- Se rapprocher de votre banque afin d’obtenir une garantie bancaire : remise documentaire, crédit documentaire, lettre de crédit stand-by.
Etape n°6 : Le transport de la marchandise
Une fois que le paiement est négocié et que votre fournisseur est prêt à expédier la marchandise, il vous faudra organiser le transport en fonction de l’Incoterm utilisé. Vous donnerez ensuite les conditions du transport à l’entreprise en charge : transporteur ou commissionnaire en douane pour effectuer le dédouanement. Voici les informations à lui remettre :
- Les documents de transports.
- Lui indiquer la marchandise importée, votre numéro EORI et votre numéro de TVA.
Le déclarant en douane se chargera ensuite du dédouanement de la marchandise ainsi que de la déclaration douanière à l’import.
En suivant ces étapes vous serez normalement prêt à importer de la marchandise depuis des pays hors de la zone Européenne. Il est important de vous faire accompagner lors de ses opérations auprès d’experts afin de pouvoir naviguer tranquillement dans les différentes formalités administratives.
Tulyp est une solution de paiement et de financement BtoB accompagnant les importateurs et exportateurs au quotidien. En tant que FinTech spécialisée dans le Trade Finance, nous accompagnons nos clients sur leurs problématiques de garanties de paiement, de financement et de liquidité. Si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter. L’un de nos experts vous contactera dans les 24 heures.